Личность руководителя

Эффективность любой деятельности зависит от физического и психического состояний (не паниковать), эмоционального отношения к делу (хорошо и быстро делается то, что нравится), условий труда, оборудования, приемов, технологии. Все эти факторы определяют организацию труда как на работе, так и дома.

Для повышения производительности необходимо: быть здоровым; постоянно заботиться о настроении; иметь хотя бы минимум обеспечения "завтрашнего дня"; не жалеть времени на помощь друзьям, а то и у них потом не хватит времени на вас, но, помогая, по возможности не делать все за них, лишая их возможности приобрести опыт; знать требования организаций, с которыми сотрудничаете; делать быстро, но не спешить, так как спешка приводит к неразберихе; никогда и никуда не опаздывать, а, выходя заранее, брать с собой "запасные" дела; "не сталкивать" дела на других.

Чтобы привести в соответствие наличное время и дела, необходимо в течение нескольких дней (семи - десяти) выполнять "фотографию" своего времени. Для этого надо в блокноте или на отдельных листах разбить сутки на 24 часа, каждый час - на четыре части и условными знаками отмечать все дела, оставляя пропуски при их отсутствии. При этом необходимо выполнять два условия:

1. Делать пометки сразу, не откладывая, так как через несколько часов забудутся "проколы" во времени и будет казаться, что все время шла нормальная работа.

2. Никому не показывать свои записи, даже близким и друзьям.

Каждый вечер проводите анализ "фотографии" дня. Это займет 10-15 минут. Выявите "утечки" времени, их причины и в дальнейшем старайтесь устранять и то, и другое. Не менее важно нормирование работы с целью уточнения индивидуальной производительности в различных видах деятельности.

Только после этого планы будут реальными и соответствовать наличию времени. Планирование может происходить в три этапа:

1 - расстановка приоритетов по срокам и важности;

2 - планирование дел по времени суток и дням недели с учетом индивидуальной производительности и таких факторов, как сложность переговоров, стыковка дел по месту, потери времени на транспорте и т.д.;

3 - подборка запасных вариантов дел и возможного резерва времени.

В каждом новом деле сначала следует сформулировать проблему, затем - выбрать стратегию и конкретный план действий.

Можно сделать и фотографию времени, и анализ затрат, и нормирование, и планы, но без практического применения это не даст эффекта. Необходимо понять особенности стиля своей работы и выявить его недостатки, мешающие организовать работу наиболее рационально. Часто рабочий день завершается с ощущением неудовлетворенности из-за того, что не удалось полностью выполнить запланированные дела. Неожиданные визиты, телефонные звонки, разговоры поглощают значительную часть времени. Но не нужно искать виновных среди других, давайте посмотрим, что же зависит от нас самих.

Самыми характерными ошибками даже высококвалифицированных руководителей являются:

^ Перенос решения на завтра - самый распространенный. Кипа бумаг на вашем столе - его первый признак. Главная причина - слабость характера. Помогает письменная формулировка ближайших задач.

^ Выполнение работы наполовину. Куда полезней для дела и здоровья ограничиться окончательным решением нескольких проблем, а не хвататься за все, не доводя дела до конца. Облегчает работу расстановка приоритетов и плановость.

^ Стремление сделать все сразу. Это верный путь к неврозам. Большинство из нас может интенсивно заниматься решением только одной проблемы. Поэтому переходить к новой задаче следует, либо решив предыдущую, либо получив полное представление о ее решении. Если проблема многогранна, полезно главную цель написать на карточке и постоянно держать ее на столе на видном месте.

^ Стремление сделать все самому. Задача руководителя не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, направлять и контролировать работу других.

^ Убеждение, что вы знаете все лучше всех. Многие руководители не осознают, что часто оказываются в роли "субподрядчиков", взвалив на себя некоторые специализированные управленческие задачи, которые специалисты решили бы быстрей и лучше.

^ Неумение разграничить функции. Самое эффективное средство борьбы с дублированием функций и претензиями на всестороннюю компетентность - четкие и детализированные должностные инструкции, учитывающие гибкость развития организации и меняющиеся цели ее деятельности.

^ Попытки свалить вину на других. Задача руководителя - установить объективные причины неудач, а не искать "козла отпущения".

Серьезным врагом руководителя является медлительность, которая может быть связана с выполнением неприятного дела, сложностью проблемы, растерянностью. Сталкиваясь с неприятной работой, держите в памяти "принцип 80 : 20": обычно 20% изделий приносят 80% прибыли, 80% конфликтов возникают с 20% подчиненных, 80% рекламаций приходят от 20% потребителей и 80% своего времени вы тратите на 20% дел.

При решении неприятных дел полезно установить для себя предельный (но реальный) срок и "проболтаться" об этом окружающим. Боязнь выглядеть болтуном в глазах коллег и подчиненных мобилизует больше, чем обязательства перед собой. Помогает и назначение себе "премии" в виде любимого занятия вечером за своевременное и успешное выполнение дела.

Многие руководители стремятся всегда быть правыми. Это лишает их права на ошибку. Желание застраховать себя от ошибок на 100% приводит к бесконечным сборам информации, консультациям, совещаниям и отсрочкам. Стремление к совершенству - еще один фактор проявления нерешительности. Руководители, требующие от себя и подчиненных совершенства, редко его достигают. Нерешительность нередко порождает опасение, что получится не так, как наметил. Но, возможно, большинство опасений напрасны и трудности - лишь плод мнительности.

Действенным может оказаться "список тревог", в котором учтены преграды на пути к намеченной цели. Время от времени отмечайте, что реально произошло. Как правило, обнаруживается, что большинство преград существовало в вашем воображении, а воспоминание об этом в будущем помогает без промедления браться за новые и рискованные дела.

Привычка и инерция - главные союзники медлительности. Для преодоления инерции покоя лучше всего начинать с самого легкого шага, требующего минимума усилий, и уж потом добираться до более трудных. Лучший способ борьбы с медлительностью - не дать ей овладеть вами. Планируйте работу на каждый день, но не представляйте ее уже сделанной - это расхолаживает.

Мы преднамеренно не стали останавливаться на модели эффективного менеджера, об этом написано предостаточно. Тем более что вопрос о критериях эффективного руководства имеет достаточно развернутый характер. Вполне очевидно, что эффективным руководителем считается тот, у кого возглавляемое им подразделение (коллектив) имеет высокую результативность. Наша цель - через показ условий эффективной деятельности и характерные ошибки побудить менеджеров к адекватной самооценке и самосовершенствованию.